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La communication au 21ième siècle

Tous s’entendent pour dire que la communication est importante. Comment réagiriez-vous si votre courriel ne fonctionnait plus pour une journée, si les courriels n’existaient pas, si l’Internet n’existait pas? Difficile d’imaginer comment le monde fonctionnait avant l’arrivée des Internets.

Aujourd’hui, nous avons énormément de choix quand vient le temps de sélectionner la façon nous allons communiquer notre message… encore faut-il choisir le bon.

Ce premier billet d’une série de deux portera sur la communication à l’ère des technologies: les différentes options que nous avons pour communiquer et les critères à évaluer afin de choisir le canal le plus approprié à notre message.

Afin de choisir le bon canal de communication, il y a plusieurs facteurs en prendre en compte :

Tracabilité

Est-ce que la communication laisse une trace dans un système?

Pour les discussions informelles, ça ne dérange pas tellement mais dans certaines situations (comme les contrats ou les factures), il est important d’avoir une trace de l’information qui s’est échangée.

Est-ce que le message est assez important pour que je veuille en laisser une trace?

Interruption / temps

Est-ce que la communication interrompt le destinataire dans son travail? Mon message exige-il d’être reçu à l’intérieur d’une certaine fenêtre de temps?

Si la question est triviale et qu’on sait que le destinataire est occupé, il serait peut-être préférable de ne pas choisir un moyen qui dérange (qui oblige le destinataire à interrompre son travail pour répondre au téléphone par exemple). Il arrive parfois que nous ayons une question et qu’il soit important d’avoir une réponse rapidement. Dans ce cas, nous allons privilégier une méthode qui interrompt.

Est-ce que le message est suffisamment important pour que j’interrompe mon destinataire dans son travail? Est-ce que mon message a une date d’expiration?

Mobile

Est-il possible de joindre la personne même si elle est mobile (en train de se déplacer)?

On ne peut pas s’attendre à ce qu’une personne soit toujours à son bureau, mais on peut s’attendre à pouvoir la rejoindre en tout temps en cas de besoin. Le canal que nous choisirons devra alors supporter qu’une personne soit en déplacement. Il ne suffit que d’avoir un téléphone cellulaire.

Est-ce qu’une personne de la conversation est mobile?

Quantité d’information

Il n’est pas toujours possible de régler une conversation en quelques phrases dans un courriel. Lorsque nous savons d’avance que la quantité d’information va être importante (comme dans une réunion), nous allons privilégier une méthode où la quantité d’information que l’on peut passer pour un temps donné peut être grande.

Il n’y pas seulement la quantité d’information à prendre en compte : il y a aussi la quantité de va-et-vient. On s’imagine mal s’échanger une série de 20 courriels sur l’espace d’une journée alors que d’y répondre par téléphone ne prendrait que quelques instants.

Dois-je envoyer beaucoup d’informations au destinataire (autant quantité que va-et-vient)?

Qualité

Comment la communication est plaisante?

Cela va de soi, avoir une discussion en personne est beaucoup plus plaisant que de taper un SMS sur le petit clavier de son téléphone cellulaire. Il m’apparait donc normal de prendre en compte ce facteur en considération lors de l’évaluation des méthodes de communications.

Êtes-vous d’accord avec mes critères? Quelles questions vous vous posez avant de choisir la façon de communiquer avec quelqu’un?

Français vs. English

La plupart des gens qui commencent à blogger se sont déjà pausé cette question: “est-ce que j’écris en français ou en anglais?” On se pause la question parce qu’on ignore à quel auditoire on veut s’adresser. Dans le cas de comparer le français à l’anglais, ça revient un peu à se demander dans quelle ligue on veut jouer: les majeures ou les mineures. Read more